لا يتحدد المنتصر بناء على قوته القتالية, بل التجهيزات التي قام بها قبل خوض المعركة”. مقولة تلخص عملية النجاح, حيث تشير إلى أنه الذي يحدد فاعلية ونجاح عملية التنفيذ, هو ما يحدث قبل التنفيذ نفسه, وهو التخطيط تلك العملية التي يتحدد مدى كفاءة تحقيق الهدف, بناءً على فاعليتها.
ماذا قد يحدث إذا تجاهلت وضع خطة، وانتقلت مباشرة إلى التنفيذ؟ تُوجِّه إجابة هذا التساؤل الإشارة إلى أهمية الالتزام بخطوات عمل خطة في تطوير الذات. فالتخطيط بمثابة الرؤية التي يكونها الفرد أو الكيان لمستقبله, وتوضيح المسار الذي سيسلكه نحو تحقيق هدف أو غاية.
تابع القراءة؛ لتكتشف مدى أهمية هذا النظام في التأثير على مستقبلك سواء على المدى القريب أو البعيد, وتدرك أنه وسيلة لرؤية نتائج السعي قبل الوصول, كما ستعلِّمك الإدارة التخطيطية لحياتك تنمية صفات مهمة مثل الالتزام والحزم, وسترى نتائجه خلال النجاحات المتتالية التي ستنجزها، والشعور بالرضا الذي سيراودك من ما قد تكون عليه حياتك بعد ذلك.
التخطيط: هو نشاط يقوم به الفرد أو المنظمة بهدف تحديد المهام، ومن ثَمَّ تحديد الأهداف وأخيرًا تطبيقها على أرض الواقع, بالاستناد إلى خطوات متتالية تؤدي في النهاية إلى الهدف الأكبر.
يتمثل تعريف التخطيط في أنه الأساس الأول لأي نشاط إداري سواء على الصعيد الشخصي أو العملي، والذي يسبق كل شيء آخر بحيث يتضمن قرارًا يجب اتخاذه, وتحديد من يقوم به وكيفية القيام به؛ فالمُخطٍّط الناجح هو مَن يَصل إلى الهدف بأسرع وقت وبأقل مجهود ممكن؛ للتفرغ لتحقيق أهدافًا أخرى تؤدي إلى نجاحٍ أكبر.
يختلط على البعض في مجال الإدارة والإنتاجية التفرقة بين مصطلحين متشابهين مع عملية التنظيم وهما التنظيم والجدولة. لكن من المهم التفرقة بينها لتتمكن من تحديد الخطوة التالية التي ستتخذها في تحقيق الهدف المرجو:
تنقسم مراحل التخطيط على مستويات ثلاثة رئيسية للحياة وهي أولاً المستوى الشخصي, وهو المستوى الأكثر تأثيرًا على باقي المستويات الأخرى، ثانيًا المستوى الأسري، وثالثا المستوى المهني. تابع لتتعرف بشكل مختصر عن كل منهم:
أولاً: الخطة الاستراتيجية: هو عملية تنظيمية إدارية، تُستَخدَم لضمان تحقيق أهداف يشترك فيها مجموعة من الأشخاص والعاملين، وتَكون طويلة الأمد بما يمكن أن يتخطى الثلاث سنوات. كذلك تُستَخدَم عملية التخطيط الاستراتيجي في تحديد الأولويات واستغلال الموارد والطاقة بشكل مركز في خطوات عمل خطة استراتيجية ناجحة. كما أن هذا النوع من أنواع التخطيط مفيد في إعادة تحديد اتجاه الكيان (الأسري أو العملي) لمواكبة التغيرات الحادثة في البيئة. وتمتاز أهداف الخطة الاستراتيجية بكونها تركز على الأهداف والنتائج المستقبلية.
ثانيًا: الخطة التكتيكية: هو عملية تقسيم الخطة الاستراتيجية إلى مجموعة متفرعة من الخطط الأقصر، من حيث المدى الزمني؛ لذلك يتم استخدام الخطة التكتيكية في المشاريع التي تمتد لسنتين فيما أكثر؛ بهدف الوصول إلى الهدف الأكبر عبر المرور بأهداف ومهام مجزئة.
ثالثًا: الهطة التشغيلية: هو عملية تحويل الأهداف الاستراتيجية إلى خطوات قابلة للتنفيذ على مستوى الأفراد والمجموعات المقسمَّة, بالتركيز على التزامن مع الجداول المنظمة وبنود العمل والخطوات الثابتة التي تتم بشكل يومي تنظيمي؛ لضمان التقدم وتنفيذ الخطة الكبري, وهي الخطة الاستراتيجية. وبهذه الطريقة تحدد الخطة التشغيلية الأهداف الرئيسية والحاجات التي تهدف إليها المنظمَّة.
خطة الطوارئ: هو عملية تحديد المخاطر المحتمَلَة والتحديات التي قد تنشأ من حدوث أي خلل في مسار الخطة الأساسية. وتمر خطة الطوارئ خلال عدة مراحل هي, تحليل المخاطر، وضع خطة، تنفيذ الخطة وتقييم مدى فاعليتها. يمثل هذا النوع أحد أهم أنواع التخطيط, لأنه يلزم لتقليل الخسائر المحتمَلَة، وتسريع عملية الاستجابة للعقبات، وتحسين التنسيق والتكامل بين الجهات المعنية للاستجابة للطوارئ.
يمكنك الآن تحديد نوع الخطة المناسبة لمعطيات هدفك وبناء خطتك الفعالة بناءً عليه, كما يمكنك الجمع بين نوعين من أنواع التخطيط الأربعة؛ لرفع نسبة نجاح الخطة, بشرط أن يتم التوافق والانسجام بين مساري التنفيذ.
تنقسم مراحل التخطيط على مستويات ثلاثة رئيسية للحياة وهي أولاً المستوى الشخصي (تطوير الذات والعقل والعاطفة والروحانية) وهو المستوى الأكثر تأثيرًا على باقي المستويات الأخرى، ثانيًا المستوى الأسري (الإدارة العائلية وتوفير الاحتياجات وحل المشاكل)، وثالثا المستوى المهني (التطور العملي والترقي وتحقيق النجاحات).
التخطيط على المستوى الشخصي: الإدارة الشخصية بمثابة قيادة سفينة والتحكم في كافة جوانبها وإنشاء تكامل بينها؛ للوصول لهدف أسمى في الحياة. ويمثل اتخاذ هذا المنحنى تغيرًا جذريًا ومؤثرًا في باقي الجوانب المرتبطة بالقيادة الشخصية وتطوير الذات، وهي الجوانب العاطفية وجانب العلاقات والجانب الصحي والدراسي وغيرها.
أما بشكل أعمق عن تعريف التخطيط فهو تحديد الأهداف ويحدث ذلك بمعرفة غايتك من الوجود, ومن ثَمَّ اتباع خطوات عمل خطة مناسبة لمعطيات الهدف والقدرات التي تمتلكها وأخيرًا إصابة الهدف. كذلك تساعد تلك العملية على إدراك نقاط قوتك وتنميتها ونقاط ضعفك ومعالجتها, وبالتالي امتلاك القدرة على مواجهة التحديات والتغلب عليها. إذًا من المهم اكتساب بعض المهارات الأساسية التي لها أن تساعدك مثل القراءة, التصفح, اقتناص الفرص, تنمية الجانب الثقافي, اكتساب مهارة حل المشاكل وغيرها الكثير من المهارات.
التخطيط على المستوى الأسري: تمثل الإدارة على المستوى الأسري قاعدة أساسية لبناء أسرة وتكوين علاقات قوية بين أفرادها. يفيد هذا النوع على توفير حلول لكافة المشاكل المحتملة مشروطة بأن تحتمل على موافقة كافة الأفراد؛ مما يؤدي ذلك إلى خلق بيئة آمنة لنمو الأطفال، خالية من الصراعات الدائمة، وإنشاء بيئة مشجعة على التعاون والاعتراف برأي الآخر.
لنجاح نظام الإدارة والتخطيط الأسري, يجب أن يقوم على إدراك أهمية توفير الاحتياجات، والسعي وصولاً لتحقيق أهداف الأفراد على المستوى الشخصي والتعليمي. إذًا يجب الإهتمام بهذا الجانب بشكل أساسي؛ فهو يؤثر بصورة مباشرة على تنمية فن الإدارة في المستوى الشخصي كذلك المستوى المهني.
التخطيط على المستوى المهني: يأتي أولاً كأحد أسس التخطيط على المستوى المهني هي عملية تحديد الاهتمامات؛ فهي تمثل الإشارة الواضحة إلى أين ستتجه سفينتك، وستسخر لأجلها العمل على تطوير الذات من الجانب الشخصي؛ لتنمية المهارات التي تحتاجها للنجاح في العمل واكتساب الخبرات والبحث عن فرص عمل أكثر ملاءمةً مع ميولك الشخصية وما تبرع بعمله.
من هنا يأتي دور التخطيط الإداري وتظهر أهمية العمل على تَعلُّمه للترقي في مكان عملك. فهو عامل أساسي من عناصر التخطيط ألا وهي إنشاء خطة عمل ذات احتمالية نجاح عالية قد تصل ليكون نجاحًا مضمونًا. فهو نشاط مستمر وأساس قوي في العملية التنظيمية والتوجيهية لأي كيان أو شركة.
من المهم وبشكل كبير قبل مرحلة تحديد الهدف والبدء في خطوات التخطيط الفعال, هو أن تتقن فن التعامل مع المشاكل وأن تدرس النطاق حولك؛ لتكشف عن الحاجة لتطوير شيء ما أو إعادة هيكلة نظام سئ أو حتى حل مشكلة؛ لأن “الأساس الأول لتصليح شيء هو الاعتراف بأنه بحاجة للإصلاح.”
الخطوة التالية من خطوات التخطيط الناجح هي “تحديد الأهداف”, بحيث تختلف في طبيعتها بناءً على النواقص أو الاحتياجات التي يلزمها نجاح مشروع ما. وللبدء في خطوات عمل خطة فإن الصفة الأساسية لتحديد الهدف بجانب كونه مركزًا وهادفًا, هو أن يشير إلى النتيجة النهائية التي تسعى إليها.
على سبيل المثال: نجاح المشروع بالحصول على عدد بائعين يتخطى ال70%، أو تحصيل المستوى فوق المتوسط في الجانب الدراسي، أو زيادة دخل الأسرة بمعدل مرة ونصف وما إلى ذلك.
تمثل هذه المرحلة من خطوات التخطيط للمشروع داعمًا جانبيًا في حال حدوث أي مشاكل تعترض طريق تحقيق الهدف, وفيها يجب أن تضع بما يسمى “خطة ب” للخطة الرئيسية مع وضع حلول للمشاكل المفتَرَض وقوعها. الهدف من هذه المرحلة هو عدم السماح لأي عائق من اعتراض عملية التنفيذ, وأن تتم بأعلى جودة ممكنة.
يدرك المشرف على خطوات عمل خطة ناجحة أنه لا توجد طريقة واحدة لتنفيذ الخطة, بل يجمع أكبر قدر ممكن من الخيارات المتاحة وضمها في خطة واحدة بترابط متناسق، تهدف جميعها إلى تحقيق الهدف المرسوم.
في هذه المرحلة من خطوات التخطيط الفعال يتم حصر الخطة في إطار زمني يلزم لتحقيق الخطة بصورة كاملة، ومن المهم الإشارة إلى أهمية أن يكون الوقت المحدد لإتمام المهام، لا يقل عن القدر المسموح به من الزمن لتنفيذ الخطة، بل يجب إضافة مدة زمنية في حال حدوث أي من الافتراضات التي وضعتها في المرحلة الثالثة، واستخدام البدائل التي حددتها في المرحلة الرابعة. من المهم أن تتميز بالانضباط لتحقق التكامل بين الهدف والوقت المحدد للوصول إليه.
الآن وبعد تنظيم كافة مراحل التخطيط السابقة, يأتي دور عملية التنفيذ وهي المرحلة قبل النهائية في تحقيق الهدف وأكثر المراحل حاجة للوقت، وفيها يتم صب كل الجهود التي تم جمعها خلال المراحل السابقة، ويترأسها الرغبة في تحقيق الهدف واستغلال كافة الموارد المتوفرة لرؤية آثار التغيير الذي تنمو بالالتزام بخطوات التخطيط للمشروع.
قد يظن الكثير من الأشخاص وأصحاب المشاريع أن مرحلة التنفيذ هي آخر مراحل التخطيط وختام خطوات التخطيط الناجح, لكن المرحلة التي يجهلونها هي مراجعة النتائج وقياس معدل التطور الذي وصل إليه المشروع. وتكمن أهمية التخطيط في هذه المرحلة في إدراك حاجة المشروع لبعض الدعائم ليستمر ضمن إطار النمو دون الوقوف عند مرحلة معينة، وهنا يجب التفوق على المنافسين وتخطيهم. اعلم بأن “الوصول إلى قمة التل، ما هي إلا نقطة بداية للوصول إلى قمة الجبل”.
يمكنك الآن مشاهدة التغيير الذي سيطرأ على حياتك في جوانبها الثلاثة الرئيسية والمدى الواسع الذي سيكون عليه عملية تطوير الذات لديك بناءً على تنفيذ خطوات التخطيط الفعال بصورة حازمة وأكثر التزامًا تجاه الواجبات والمتطلبات.
فور بدايتك لعملية التطبيق ستتزاحم خلفك خطوات النجاح، وينمو حجم الأهداف ويزيد معها مدى صعوبة الوصول إليها, لكن حينها سيكون بيدك سلاح قوي لنصرتك وهو التخطيط.
هل تواجه صعوبة في التخلص من التفكير السلبي؟ تعرف على أفضل طريقة للتخلص من الأفكار…
هل ترغب في تحسين جودة حياتك وتعزيز صحتك البدنية؟ هل ترغب في أن تكون صاحب…
هل تسائلت يوماً ما هي الشخصية الضعيفة وما هي صفاتها وأسباب تواجدها؟ فى هذا المقال،…
هل تتساءل عن الحل النهائي لاكتساب شخصية قوية والتمتع بصفات قيادية؟ في هذا المقال سنقدم…
هل تعاني من الشخصية الضعيفة عند النساء؟ إذا كان الأمر كذلك نقدم لكي هذا المقال…
هل تعاني من الشخصية الضعيفة للرجل؟ اذا كان الأمر كذلك, فسيكون هذا المقال دليلك الشامل…