تعريف التخطيط وأنواعه وماهي المراحل التي يمر بها التخطيط

لا يتحدد المنتصر بناء على قوته القتالية, بل التجهيزات التي قام بها قبل خوض المعركة”. مقولة تلخص عملية النجاح, حيث تشير إلى أنه الذي يحدد فاعلية ونجاح عملية التنفيذ, هو ما يحدث قبل التنفيذ نفسه, وهو التخطيط تلك العملية التي يتحدد مدى كفاءة تحقيق الهدف, بناءً على فاعليتها.

ماذا قد يحدث إذا تجاهلت وضع خطة، وانتقلت مباشرة إلى التنفيذ؟ تُوجِّه إجابة هذا التساؤل الإشارة إلى أهمية الالتزام بخطوات عمل خطة في تطوير الذات. فالتخطيط بمثابة الرؤية التي يكونها الفرد أو الكيان لمستقبله, وتوضيح المسار الذي سيسلكه نحو تحقيق هدف أو غاية.

تابع القراءة؛ لتكتشف مدى أهمية هذا النظام في التأثير على مستقبلك سواء على المدى القريب أو البعيد, وتدرك أنه وسيلة لرؤية نتائج السعي قبل الوصول, كما ستعلِّمك الإدارة التخطيطية لحياتك تنمية صفات مهمة مثل الالتزام والحزم, وسترى نتائجه خلال النجاحات المتتالية التي ستنجزها، والشعور بالرضا الذي سيراودك من ما قد تكون عليه حياتك بعد ذلك.

مقدمة عن التخطيط مع تعريف التخطيط

التخطيط: هو نشاط يقوم به الفرد أو المنظمة بهدف تحديد المهام، ومن ثَمَّ تحديد الأهداف وأخيرًا تطبيقها على أرض الواقع, بالاستناد إلى خطوات متتالية تؤدي في النهاية إلى الهدف الأكبر. 

يتمثل تعريف التخطيط في أنه الأساس الأول لأي نشاط إداري سواء على الصعيد الشخصي أو العملي، والذي يسبق كل شيء آخر بحيث يتضمن قرارًا يجب اتخاذه, وتحديد من يقوم به وكيفية القيام به؛ فالمُخطٍّط الناجح هو مَن يَصل إلى الهدف بأسرع وقت وبأقل مجهود ممكن؛ للتفرغ لتحقيق أهدافًا أخرى تؤدي إلى نجاحٍ أكبر.

3 مصطلحات متشابهة للتخطيط، والفرق بينها 

يختلط على البعض في مجال الإدارة والإنتاجية التفرقة بين مصطلحين متشابهين مع عملية التنظيم وهما التنظيم والجدولة. لكن من المهم التفرقة بينها لتتمكن من تحديد الخطوة التالية التي ستتخذها في تحقيق الهدف المرجو:

• التخطيط: هو عملية تتضمن تحديد الأهداف والخطوات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف في جدول زمني معين. فهو يحدد الاتجاه الذي سيسير به جميع الأفراد المعنية. 
• التنظيم: هو عملية تتضمن ترتيب المهام والموارد والجداول بشكل يساهم في وضع وتنفيذ خطوات التخطيط. فهو محدد هيكل الخطة، كما يمكن أن يساهم التنظيم في الالتزام بتلك الخطوات.
• الجدولة: هي عملية تتضمن تحديد تسلسل الأحداث من حيث الأكثر أهمية إلى الأقل. فهي محددة مَن سيتولى المهمة ومتى سيقوم بها. 

ما هي فوائد التخطيط؟ ولماذا من المهم عمل خطة؟

• توضيح المسار: من فوائد التخطيط العظمى، أنه يوفر التوجيهات والإشارات الدالة على الهدف الأكبر، وتحديد الطريق الذي سيسير فيه الفرد أو الكيان نحو غاية معينة. فهو بمثابة نموذج شامل لتحديد الإجراء التالي وفي أي اتجاه سيذهب.
• التقليل من حدة المخاطر: من أهمية التخطيط كذلك, هي أن يكون الفرد مدرك للعقبات ومتنبئ بالتغييرات السلبية والأحداث الغير متوقعة التي من شأنها تغيير المسار المتُّبَع أثناء تنفيذ الخطة. من المهم أن تكون على دراية بالتوقعات وأن تضع افتراضات قد تصيب خطتك ووضع بدائل وحلول لها؛ لتقلل من حدة المخاطر وضمان الوصول إلى الهدف.
• عدم الإهدار: كثير من الأشخاص الآن يميلون إلى إهدار الوقت ووضع الجهد في أفعال تؤدي بهم إلى الطريق المعاكس من تحقيق الهدف الأسمى, سواء على المستوى الحياتي أو العملي. لذا فإن فائدة التخطيط هي تحديد مسار وخطوات حازمة وواضحة يتبعها الفرد للوصول بالتأكيد إلى الهدف دون إلتفات لأي مشتتات أو إهدار المزيد من الوقت. “كل ملتفت لا يصل”.
• تحفيز ابتكار الأفكار: عندما يبدأ الفرد بوضع خطة مبنية على فكرة أو هدف والالتزام بهذه الخطة؛ فإن ذلك يشجعه على استخراج المزيد من الأفكار وتطبيقها، بحيث تأخذه عملية الاستخراج تلك إلى طرق أوسع وأكثر تفرعًا. “إن التقدم خطوة للأمام؛ يحفز الخطوة التالية على التوالي”.
• اتخاذ القرار: من أهمية التخطيط, التخلص من حالة عدم اليقين واتخاذ القرار بشكل صارم وعقلاني من بين عدة بدائل, واختيار الخطة الأكثر قابلية للتطبيق والأكثر إنتاجية.

ما هي أنواع التخطيط الأربعة المعتَمَدَة؟

تنقسم مراحل التخطيط على مستويات ثلاثة رئيسية للحياة وهي أولاً المستوى الشخصي, وهو المستوى الأكثر تأثيرًا على باقي المستويات الأخرى، ثانيًا المستوى الأسري، وثالثا المستوى المهني. تابع لتتعرف بشكل مختصر عن كل منهم:

أولاً: الخطة الاستراتيجية: هو عملية تنظيمية إدارية، تُستَخدَم لضمان تحقيق أهداف يشترك فيها مجموعة من الأشخاص والعاملين، وتَكون طويلة الأمد بما يمكن أن يتخطى الثلاث سنوات. كذلك تُستَخدَم عملية التخطيط الاستراتيجي في تحديد الأولويات واستغلال الموارد والطاقة بشكل مركز في خطوات عمل خطة استراتيجية ناجحة. كما أن هذا النوع من أنواع التخطيط مفيد في إعادة تحديد اتجاه الكيان (الأسري أو العملي) لمواكبة التغيرات الحادثة في البيئة. وتمتاز أهداف الخطة الاستراتيجية بكونها تركز على الأهداف والنتائج المستقبلية.  

ثانيًا: الخطة التكتيكية: هو عملية تقسيم الخطة الاستراتيجية إلى مجموعة متفرعة من الخطط الأقصر، من حيث المدى الزمني؛ لذلك يتم استخدام الخطة التكتيكية في المشاريع التي تمتد لسنتين فيما أكثر؛ بهدف الوصول إلى الهدف الأكبر عبر المرور بأهداف ومهام مجزئة.

ثالثًا: الهطة التشغيلية: هو عملية تحويل الأهداف الاستراتيجية إلى خطوات قابلة للتنفيذ على مستوى الأفراد والمجموعات المقسمَّة, بالتركيز على التزامن مع الجداول المنظمة وبنود العمل والخطوات الثابتة التي تتم بشكل يومي تنظيمي؛ لضمان التقدم وتنفيذ الخطة الكبري, وهي الخطة الاستراتيجية. وبهذه الطريقة تحدد الخطة التشغيلية الأهداف الرئيسية والحاجات التي تهدف إليها المنظمَّة.   

خطة الطوارئ: هو عملية تحديد المخاطر المحتمَلَة والتحديات التي قد تنشأ من حدوث أي خلل في مسار الخطة الأساسية. وتمر خطة الطوارئ خلال عدة مراحل هي, تحليل المخاطر، وضع خطة، تنفيذ الخطة وتقييم مدى فاعليتها. يمثل هذا النوع أحد أهم أنواع التخطيط, لأنه يلزم لتقليل الخسائر المحتمَلَة، وتسريع عملية الاستجابة للعقبات، وتحسين التنسيق والتكامل بين الجهات المعنية للاستجابة للطوارئ. 

يمكنك الآن تحديد نوع الخطة المناسبة لمعطيات هدفك وبناء خطتك الفعالة بناءً عليه, كما يمكنك الجمع بين نوعين من أنواع التخطيط الأربعة؛ لرفع نسبة نجاح الخطة, بشرط أن يتم التوافق والانسجام بين مساري التنفيذ.

التخطيط على المستويات الثلاثة الرئيسية (الشخصي, الأسري, المهني)

تنقسم مراحل التخطيط على مستويات ثلاثة رئيسية للحياة وهي أولاً المستوى الشخصي (تطوير الذات والعقل والعاطفة والروحانية) وهو المستوى الأكثر تأثيرًا على باقي المستويات الأخرى، ثانيًا المستوى الأسري (الإدارة العائلية وتوفير الاحتياجات وحل المشاكل)، وثالثا المستوى المهني (التطور العملي والترقي وتحقيق النجاحات).

التخطيط على المستوى الشخصي: الإدارة الشخصية بمثابة قيادة سفينة والتحكم في كافة جوانبها وإنشاء تكامل بينها؛ للوصول لهدف أسمى في الحياة. ويمثل اتخاذ هذا المنحنى تغيرًا جذريًا ومؤثرًا في باقي الجوانب المرتبطة بالقيادة الشخصية وتطوير الذات، وهي الجوانب العاطفية وجانب العلاقات والجانب الصحي والدراسي وغيرها.

أما بشكل أعمق عن تعريف التخطيط فهو تحديد الأهداف ويحدث ذلك بمعرفة غايتك من الوجود, ومن ثَمَّ اتباع خطوات عمل خطة مناسبة لمعطيات الهدف والقدرات التي تمتلكها وأخيرًا إصابة الهدف. كذلك تساعد تلك العملية على إدراك نقاط قوتك وتنميتها ونقاط ضعفك ومعالجتها, وبالتالي امتلاك القدرة على مواجهة التحديات والتغلب عليها. إذًا من المهم اكتساب بعض المهارات الأساسية التي لها أن تساعدك مثل القراءة, التصفح, اقتناص الفرص, تنمية الجانب الثقافي, اكتساب مهارة حل المشاكل وغيرها الكثير من المهارات.

التخطيط على المستوى الأسري: تمثل الإدارة على المستوى الأسري قاعدة أساسية لبناء أسرة وتكوين علاقات قوية بين أفرادها. يفيد هذا النوع على توفير حلول لكافة المشاكل المحتملة مشروطة بأن تحتمل على موافقة كافة الأفراد؛ مما يؤدي ذلك إلى خلق بيئة آمنة لنمو الأطفال، خالية من الصراعات الدائمة، وإنشاء بيئة مشجعة على التعاون والاعتراف برأي الآخر.

لنجاح نظام الإدارة والتخطيط الأسري, يجب أن يقوم على إدراك أهمية توفير الاحتياجات، والسعي وصولاً لتحقيق أهداف الأفراد على المستوى الشخصي والتعليمي. إذًا يجب الإهتمام بهذا الجانب بشكل أساسي؛ فهو يؤثر بصورة مباشرة على تنمية فن الإدارة في المستوى الشخصي كذلك المستوى المهني.

التخطيط على المستوى المهني: يأتي أولاً كأحد أسس التخطيط على المستوى المهني هي عملية تحديد الاهتمامات؛ فهي تمثل الإشارة الواضحة إلى أين ستتجه سفينتك، وستسخر لأجلها العمل على تطوير الذات من الجانب الشخصي؛ لتنمية المهارات التي تحتاجها للنجاح في العمل واكتساب الخبرات والبحث عن فرص عمل أكثر ملاءمةً مع ميولك الشخصية وما تبرع بعمله.

من هنا يأتي دور التخطيط الإداري وتظهر أهمية العمل على تَعلُّمه للترقي في مكان عملك. فهو عامل أساسي من عناصر التخطيط ألا وهي إنشاء خطة عمل ذات احتمالية نجاح عالية قد تصل ليكون نجاحًا مضمونًا. فهو نشاط مستمر وأساس قوي في العملية التنظيمية والتوجيهية لأي كيان أو شركة.

مراحل التخطيط السبعة التى يمر بها كل مخطط ناجح

المرحلة الأولى: الاعتراف بالحاجة إلى العمل

من المهم وبشكل كبير قبل مرحلة تحديد الهدف والبدء في خطوات التخطيط الفعال, هو أن تتقن فن التعامل مع المشاكل وأن تدرس النطاق حولك؛ لتكشف عن الحاجة لتطوير شيء ما أو إعادة هيكلة نظام سئ أو حتى حل مشكلة؛ لأن “الأساس الأول لتصليح شيء هو الاعتراف بأنه بحاجة للإصلاح.” 

المرحلة الثانية: تحديد الاتجاه

الخطوة التالية من خطوات التخطيط الناجح هي “تحديد الأهداف”, بحيث تختلف في طبيعتها بناءً على النواقص أو الاحتياجات التي يلزمها نجاح مشروع ما. وللبدء في خطوات عمل خطة فإن الصفة الأساسية لتحديد الهدف بجانب كونه مركزًا وهادفًا, هو أن يشير إلى النتيجة النهائية التي تسعى إليها.

على سبيل المثال: نجاح المشروع بالحصول على عدد بائعين يتخطى ال70%، أو تحصيل المستوى فوق المتوسط في الجانب الدراسي، أو زيادة دخل الأسرة بمعدل مرة ونصف وما إلى ذلك. 

المرحلة الثالثة: بناء افتراضات

تمثل هذه المرحلة من خطوات التخطيط للمشروع داعمًا جانبيًا في حال حدوث أي مشاكل تعترض طريق تحقيق الهدف, وفيها يجب أن تضع بما يسمى “خطة ب” للخطة الرئيسية مع وضع حلول للمشاكل المفتَرَض وقوعها. الهدف من هذه المرحلة هو عدم السماح لأي عائق من اعتراض عملية التنفيذ, وأن تتم بأعلى جودة ممكنة.

المرحلة الرابعة: توفير البدائل

يدرك المشرف على خطوات عمل خطة ناجحة أنه لا توجد طريقة واحدة لتنفيذ الخطة, بل يجمع أكبر قدر ممكن من الخيارات المتاحة وضمها في خطة واحدة بترابط متناسق، تهدف جميعها إلى تحقيق الهدف المرسوم.

المرحلة الخامسة: جدولة الخطة

في هذه المرحلة من خطوات التخطيط الفعال يتم حصر الخطة في إطار زمني يلزم لتحقيق الخطة بصورة كاملة، ومن المهم الإشارة إلى أهمية أن يكون الوقت المحدد لإتمام المهام، لا يقل عن القدر المسموح به من الزمن لتنفيذ الخطة، بل يجب إضافة مدة زمنية في حال حدوث أي من الافتراضات التي وضعتها في المرحلة الثالثة، واستخدام البدائل التي حددتها في المرحلة الرابعة. من المهم أن تتميز بالانضباط لتحقق التكامل بين الهدف والوقت المحدد للوصول إليه.

المرحلة السادسة: تنفيذ الخطة

الآن وبعد تنظيم كافة مراحل التخطيط السابقة, يأتي دور عملية التنفيذ وهي المرحلة قبل النهائية في تحقيق الهدف وأكثر المراحل حاجة للوقت، وفيها يتم صب كل الجهود التي تم جمعها خلال المراحل السابقة، ويترأسها الرغبة في تحقيق الهدف واستغلال كافة الموارد المتوفرة لرؤية آثار التغيير الذي تنمو بالالتزام بخطوات التخطيط للمشروع.  

المرحلة السابعة: مراجعة النتائج

قد يظن الكثير من الأشخاص وأصحاب المشاريع أن مرحلة التنفيذ هي آخر  مراحل التخطيط وختام خطوات التخطيط الناجح, لكن المرحلة التي يجهلونها هي مراجعة النتائج وقياس معدل التطور الذي وصل إليه المشروع. وتكمن أهمية التخطيط في هذه المرحلة في إدراك حاجة المشروع لبعض الدعائم ليستمر ضمن إطار النمو دون الوقوف عند مرحلة معينة، وهنا يجب التفوق على المنافسين وتخطيهم. اعلم بأن “الوصول إلى قمة التل، ما هي إلا نقطة بداية للوصول إلى قمة الجبل”. 

ما هي عناصر التخطيط الفَعَّال؟

• المرونة: أحد أهم أدوات وعناصر التخطيط الفعال، هي أن يتصف الشخص بالمرونة التامة في وضع الخطة بالتكيف مع التغيرات الطارئة, ويتم ذلك بوضع مجموعة من التوقعات في كافة المراحل التي ستمر خلالها تلك عملية. كما من المهم أن يكون المخطط الناجح على دراية بأنه من المؤكد أن تتعرض خطته لعوامل خارجية تؤثر وتغير من مسار التنفيذ, ويكون ذلك بشكل أكبر في الخطط طويلة المدى مثل الخطة الاستراتيجية. لذا يُنصَح بامتلاك صفة المرونة؛ فهي أهم خصائص التخطيط, وأيضا يجب عدم الثبات على المنهجية الأولى التي وُضعت بها الخطة من البداية، والعمل على تنمية المرونة بتوجه تلك المستجدات لخدمة هدف الكيان. 
• المشاركة: تمثل المشاركة إحدى أسس التخطيط الناجح فمن خلالها يتم وضع الخطة باستشارة مجموعة من الأفراد والحصول على موافقة كل منهم لكافة مراحل الخطة. فعلى المخطط الناجح أن يتحلى بمهارة النقاش الفعال؛ بالاستماع لآراء الجهات المعنية والتي تشترك في الهدف الأكبر من وضع الخطة. 
• الواقعية: من المهم وبشكل أساسي أن تتوفر الواقعية في بناء الخطة, فهي أهم أسس التخطيط الفعال. والمقصود بالواقعية هي أن تتميز الخطة والهدف معًا بكونهم قابلَين للقياس والتطبيق, يجب تجنب المبالغة في رسم الخطط؛ فبهذا الشيء فشلت الكثير من الخطط ومنها ما توقفت في المنتصف. إذًا من المهم أن يتمتع المسؤول أو المجموعة المسؤولة عن وضع الخطة، بخصائص التخطيط والإجابة عن هذه الأسئلة السبعة:

1. سؤال (ماذا): ما هو الهدف الأساسي؟
2. سؤال (لماذا): لماذا تريد الوصول لهذا الهدف؟
3. سؤال (مَن): مَن سيقوم بعملية التنفيذ؟
4. سؤال (متى): متى سيتم البدء في عملية التنفيذ؟ وما هي المدة الزمنية التي ستستغرقها؟
5. سؤال (أين): أين المكان الملائم لظروف الخطة، والذي ستتم فيه إنجازها بنجاح؟
6. سؤال (كيف): كيف سيتم التطبيق؟ وما هي عناصر التخطيط والأدوات التي ستدعم عملية التنفيذ؟
7. سؤال (بكم): كم التكلفة التي سيحتاجها الهدف ليتحقق؟ 

• الالتزام: إن الحزم والجدية من خصائص التخطيط التي يجب أن يتوفرَا في رؤية الشخص للهدف, وأن تتولد لديه رغبة كبيرة في تحقيق الهدف والسمو به لأهداف أكبر وأشد تأثيرًا. الالتزام أساس من أسس التخطيط ومن دونه فسيقف التسويف عائقًا أمام عملية التنفيذ، وحائل بينك وبين الوصول للهدف بكفاءة.

كلمة أخيرة

يمكنك الآن مشاهدة التغيير الذي سيطرأ على حياتك في جوانبها الثلاثة الرئيسية والمدى الواسع الذي سيكون عليه عملية تطوير الذات لديك بناءً على تنفيذ خطوات التخطيط الفعال بصورة حازمة وأكثر التزامًا تجاه الواجبات والمتطلبات. 

فور بدايتك لعملية التطبيق ستتزاحم خلفك خطوات النجاح، وينمو حجم الأهداف ويزيد معها مدى صعوبة الوصول إليها, لكن حينها سيكون بيدك سلاح قوي لنصرتك وهو التخطيط.